Tablet mit bunter Projektstruktur zur Digitalen Rentenübersicht – Symbol für hybrides Projektmanagement in der Versicherungs-IT

Einführung der digitalen Rentenübersicht

Versicherungen

Hybrides Projektmanagement als Erfolgsfaktor

Nach dem erfolgreichen Abschluss des Projektes war unser Kunde in der Lage, die notwendigen Bestandsinformationen aus seinem Bestandsführungssystem an die Zentrale für die Digitale Rentenübersicht zu übermitteln und die geschaffene Lösung mit Hilfe interner Mitarbeitender weiterzuentwickeln. Im Projekt fanden traditionelle Vorgehensmodelle, Kanban, Prototyping und im Unternehmen erstmalig auch Scrum Anwendung. Zudem begleitete unser Consultant das Projekt die gesamte Laufzeit über als Gesamtprojektleiter und als Scrum Master. Das gewählte Vorgehen hat den Mitarbeitenden unseres Kunden dabei geholfen, ihre fachlichen, technischen und methodischen Kompetenzen auszubauen.

Leistungen

Kundenbenefits

Gesetzeskonforme Datenübermittlung zur Rentenübersicht
Agile Methodenkompetenz im Projektteam
Reduzierter Aufwand durch klare Struktur
Nachhaltige Verantwortung für Produktweiterentwicklung

Ausgangssituation

Unser Kunde ist ein traditionsbewusstes deutsches Versicherungsunternehmen mit einem festen Fokus auf Privatkunden, Gewerbetreibende und landwirtschaftliche Betriebe, das seine Leistungen allein über seinen Ausschließlichkeitsvertrieb anbietet.

Für die Sparte „Leben“ musste der Kunde – wie alle Lebensversicherungen – die Anforderungen aus dem Rentenübersichtsgesetz erfüllen und hatte hierzu ein Projekt initiiert. Dem Vorhaben standen die folgenden Herausforderungen gegenüber:

Der Kunde befand sich parallel in einem Projekt zur Ablösung seines Bestandsführungssystems in der genannten Sparte. Darüber hinaus wurde ein neuer Technologie-Stack zur Einrichtung der erforderlichen Schnittstelle zur zentralen Rentenübersicht erstmals eingesetzt. Zudem fehlte es an interner fachlicher Expertise, und es stand keine erfahrene Projektleitung im Unternehmen zur Verfügung.

Vorgehen

Nach Sichtung der vorhandenen Projektdokumentationen führte unser Berater mit dem Projektteam einen Workshop durch, in welchem die Projektziele überprüft, das Projektumfeld analysiert und eine Projektstrukturplanung erarbeitet wurden. Auf Basis dieser Projektstrukturplanung nahm unser Berater gemeinsam mit dem Projektteam den Teilprojektschnitt vor. Um je Teilprojekt das passende Vorgehensmodell für die Projektumsetzung zu finden, wurden die Klarheit der Anforderungen, die Erfahrungswerte mit den einzusetzenden Technologien und die Verfügbarkeit der am Projekt beteiligten Entwickler abgeglichen. Das Vorgehen war:

Zur Umsetzung der wenigen und einfachen Anforderungen an das Außendienstsystem wurde ein Fachkonzept in Confluence geschrieben und an ein Entwicklungsteam außerhalb des Projektes übergeben, wo die Anforderungen umgesetzt wurden. Die Tests erfolgten im Rahmen eines geplanten Releases des Außendienstsystems.
Für die Host-Entwicklung wurde aufgrund des hohen Erfahrungswissens, den inhaltlich komplizierten Anforderungen und der begrenzten Verfügbarkeit von Entwickler*innen Kanban als Methode gewählt. Die Anforderungen wurden als User Stories in Jira erfasst, iterativ mithilfe eines Kanban-Boards bearbeitet und mit Fertigstellung funktional getestet.
Die Anforderungen an die Schnittstelle zur Zentrale für die Digitale Rentenübersicht und die damit verknüpften Prozesse innerhalb des Unternehmens waren zum Start des Projekts nicht vollständig geklärt. Darüber hinaus waren der vorgesehene Technologie-Stack und die für die technische Umsetzung anzuwendenden Methoden neu für den Kunden. Da das gesamte Entwicklerteam die Möglichkeit hatte, sich auf das Projekt zu fokussieren, wurde für dieses Teilprojekt Scrum als Methode gewählt. Dieses Team begleitete unser Berater zusätzlich zu seiner Rolle als Projektleiter als Scrum Master.

In zweiwöchigen Regelterminen validierte das gesamte Projektteam gemeinsam die Projektrisiken sowie die grobe Meilensteinplanung, die gleichzeitig die Basis für die Arbeitsorganisation in Jira war. Der gemeinsame Product Backlog des Projektteams sowie die mit den User Stories über XRay verknüpften Testfälle waren ebenfalls in Jira dokumentiert.

Um eine Weiterentwicklung der Digitalen Rentenübersicht durch interne Mitarbeitende sicherzustellen, empfahl unsere Projektleitung der Abteilungsleitung, eine Produktverantwortliche zu installieren. Die Abteilungsleitung folgte dieser Empfehlung. In der Folge bildeten unsere Projektleitung sowie die externen Fachexperten und Fachexpertinnen die angehende Produktverantwortliche methodisch und fachlich für die Weiterentwicklung der Digitalen Rentenübersicht aus. Sie übernahm bereits im laufenden Projekt Teile der Abnahmetests, das Backlog Refinement, die Durchführung einiger Scrum-Zeremonien und Teammeetings, die Schulung der internen Mitarbeitenden sowie die externe Kommunikation zum Projekt.

Ergebnis

Zum Ende des Projektes wurden die relevanten Daten aus dem Bestand des Host-Systems an die Zentrale für die Digitale Rentenübersicht gemeldet und ein Prozess für regelmäßige Bestandsmeldungen implementiert. Darüber hinaus wurde ein Frontend zur Ansicht der versandten Meldedaten sowie von Fehlern im Meldeprozess implementiert.

Abseits der Umsetzung der Fachlichkeit wurde das Wissen zu einem im Unternehmen neuen Technologie-Stack erfolgreich skaliert und die Mitarbeitenden des Kunden wurden in für sie neue Methoden wie Scrum und Kanban „on the job“ ausgebildet.

Referenz herunterladen